Stanislav Duben

29. březen 2010

Souhrnné hlášení DPH elektronicky - Vytváříme kvalifikovaný certifikát

Od 1.1.2010 jsou bohužel všichni plátci DPH povinni podávat souhrné hlášení elektronicky. Proč bohužel? To uvidíte z návodu. Po absolvování mnoha hodin prokousáváním se stránek Finačního úřadu, certifikačních autorit a daňového portálu České daňové správy jsem se rozhodl sepsat co nejednodušší návod s přehledem kroků, které musíte před podáním souhrnného hlášení udělat. Informace se sice nalézt dají, ale stojí to mnoho úsilí, skoro nic není snadno k nalezení a spousta důležitých věcí k dohledání není. Návod je určen pro fyzické osoby bez datové schránky.

Abyste mohli podat souhrnné hlášení k DPH elektronicky, potřebujete Datovou schránku nebo certifikát pro elektronické podepsání souhrnného hlášení odesílané na daňový portál České daňové správy.

Pokud máte datovu schránku, můžete poslat souhrnné hlášené k DPH přes ni. Jako fyzická osoba ji mít nemusíte a osobně ji nedoporučuji mít, dokud nebude povinná.

Víte, že pokud máte datovou schránku, musíte si ji ideálně denně kontrolovat a nechávat si posílat informace o nových zprávách na mail, jinak třeba promeškáte možnost odvolání proti rozhodnutí soudu a přijdete klidně o statisíce? Tohle není strašák, to se v mnoha firmách již stalo, stačilo aby člověk, co má datové schránky na starost, omarodil a nikdo za něj nekontroloval, co nového se ve schránce objevilo. Nestihlo se tak včas podat odvolání a bylo to.

Ještě pár slov před postupem, krok za krokem. Ještě počátkem února bylo nutné si registrovat daňový účet u České daňové správy, kde jste se museli rozhodnout, jestli chcete registrovat pomocí UID (unikátní identifikátor) nebo pomocí certifikátu. Na stránkách jste se dozvěděli, že pro některé služby je certifikát vyžadován. A nic víc. Žádná informace o tom, pro které služby je ten certifikát potřeba. Pokud jste si ale vybrali UID, a pak zjistili že potřebujete certifikát, měli jste zřejmě smůlu a museli jste se registrovat znova (pokud to vůbec šlo). I když se to na stránkách nikde nedozvíte, pro odeslání souhrnného hlášení v elektronické podobě musíte mít ověřený certifikát! Dle aktuální informací nemusíte mít vytvořený daňový účet a mělo by stačit odeslat souhrnné hlášení podepsané ověřeným kvalifikovaným certifikátem.

Jak získat kvalifikovaný certifikát krok za krokem

01 Nejprve si musíte určit, u které certifikační autority budete certifikát vytvářet. Já zvolil PostSignum, které jde "snadno" zřídit na "každé" poště. Seznam všech současných certifikačních autorit, uznávaných pro komunikaci s úřady: První certifikační autorita, a.s., Česká pošta, s.p. a eIdentity a.s.

V době, kdy jsem si dělal certifikát já, byly 3 certifikační autority, ale pozdeji v době psaní článku, se změnil obsah www stránek České daňové zprávy a místo seznamu certifikačních autorit se dozvíte, cituji: "Přehled udělených akreditací certifikačním autoritám zveřejňuje dle zákona Ministerstvo vnitra". Že ten odkaz nevede na seznam certifikačních autorit, ale jen na úvodní stránku Ministerstva vnitra a v menu se nikde jednoduše nedá nic podobného najít? Vítejte ve vstřícném světě státní elektronické komunikace.

Čím větší pošta, tím větší máte šanci, že tam už certifikát někdo vystavoval, možná tak zkrátíte čekání o hodinu, protože tam udělají méně chybných kroků.

02 Než půjdete na poštu, potřebujete vygenerovat klíč, dojděte na stránku PostSignum a zvolte správný certifikát! Pro komunikaci s úřady je to Kvalifikovaná certifikační autorita (QCA). Jedna z mála věcí, co vám opravdu pomůže, je přehled postupů, konkrétně nás zajímá Přehled postupů pro podnikající fyzické osoby (OSVČ).

03 Konečně krok první, vygenerování klíčů a žádosti o certifikát. Buď můžete využít online generátor, nebo si stáhnout program pro generování offline. Přesný postup jak generovat klíč krok po kroku včetně vytvoření zálohy najdete v celkem rozumně udělaném dokumentu QCA_webgen.pdf. Vygenerovaný klíč si uložte na Flashku.

Pozor 2 důležité informace, které se nikde na stránkách nedozvíte. Musíte použít 2048bit šifrování, pokud použijete nižší, tak se vám certifikát nemůže udělat. Je to novinka od 1.1.2010, o které se vám zapomněli zmínit. Druhá věc, na flashku nedávejte ideálně nic jiného než vygenerovaný klíč, protože na poště se po zasunutí flashky provádí scan proti virům, já díky tomu, že jsem měl 1GB flasku plnou dat, čekal jen na prověření, že tam není vir asi 15 minut!

Požadavkem pro online generátor je pouze jediný prohlížeč a to Internet Explorer. Všichni, kdo používají jiný prohlížeč, nebo dokonce jiný operační systém, jsou odkázáni pouze na offline aplikaci. Kromě návodu na generování klíče v PDF je návrh smlouvy v DOC. Podobně jako na České daňové správě, kde je ve DOC úplně všechno. Otevřené univerzální formáty ve státní správě? Kde to žijete, buď máte MS Office, nebo si musíte stáhnout Open Office. Nic jiného vám prostě nezbude.

04 Příprava všech dokladů před návštěvou pošty. Informace také na stránkách PostSignum

05 Na poště se obrňte trpělivostí. V žádném případě nepočítejte, že se od přepážky dostanete dřív jak za 2-3 hodiny. Záleží na zkušenostech osoby za přepážkou, ale většinou jdou krok za krokem podle návodu, párkrát jim tam něco spadne, něco zadají špatně, x-krát volají centrálu a po mnoha desítkách minut se možná dostanete k výslednému certifikátu. Přepážku, kterou hledáte, poznáte podle označení CZECHPOINT. Čeká Vás podepsání asi 4 dodatků a prohlášení. Pokud nebudete chtít poslat certifikát emailem, tak ještě jeden papír a to předávací protokol. Cena za vystavený certifikát je 190 Kč, platba se provádí úhradou faktury, která vám dojde poštou.

Já byl na hlavní poště v Jindřišké, ale nevšiml jsem si, že mají malým písmem na jedné tabulce napsáno vydávání certifikačních autorit u točitého schodiště nahoru do 1. patra. Díky tomu jsem se dostal k okýnku CzechPoint, které slouží pro komunikaci s úřady, ale certifikáty nevydávají moc často. Takže jsem tam strávil něco přes 2 hodiny. V prvním patře to prý umí i za půl hodiny, nemám vyzkoušené. Ale rozhodně tam alespoň mají u okýnka židličky na sezení. Pokud půjdete nahoru, neberte si dole v hale pořadový lístek, budete si ho, myslím, brát až nahoře.

Lahůdka při dokončení certifikátu. Po vygenerování dostanete otázku, zda se má certifikát zaslat emailem. Uložit ho rovnou na USB je prý nezvyklé, i když to samozřejmě systém jako takový umí. Takže po tom, co vás všude informují, jak nemáte dát certifikát nikdy z ruky, jak má být na zabezpečeném počítači a po tom, co by vám ani nevystavili certifikát pro menší klíč než 2048 bitů, vám chtějí poslat certifikát mailem, tedy pokud používáte například POP3, naprosto nezabezpečeným komunikačním kanálem. Drobný detail, nad kterým se už snad ani nepozastavím, je citace ze stránek PostSignum "Do písemné žádosti o certifikát se doplňuje heslo pro zneplatnění certifikátu. Toto heslo si volíte sami." To mi prostě automaticky vygenerovali a že bych si ho mohl třeba zvolit sám, o tom nebyla vůbec řeč.

06 Máme certifikát, musíme ho instalovat v počítači. Zde ideálně postupujte podle návodu na stránce Instalace vydaného certifikátu, pozor zejména na to, kdy jste vytvářeli certifikát v offline aplikaci. Pak i instalaci certifikátu musíte provést přes tuto aplikaci. Pro instalaci pomocí kliknutí na uložený soubor slouží tento jednoduchý návod.

07 Nejhorší martyrium máme za sebou. Nyní by mělo stačit podepsat souhrnné hlášení ve formuláři Souhrnné hlášení VIES (EPO2), nebo můžete tento formulář exportovat z vašeho účetního systému pokud to umí.

Pokud bude odeslání souhrnného hlášení k DPH stejně problematické jako vytvoření certifikátu, určitě tu také zveřejním návod.

Pokud Vám moje rady pomohly, můžete mi poděkovat přes Paypal ;)